TECNOLOGIA E COMERCIO

Softwares e equipamentos de automação permitem adequar pequenas empresas à legislação fiscal e trazem benefícios para a gestão do negócio Esqueça a velha imagem do comerciante com o lápis atrás da orelha e o caderninho de contas nas mãos. No seu lugar, ganha espaço a tecnologia da automação comercial. Para alguns, ela ainda faz parte de um misterioso mundo, acessível apenas para a indústria ou para os grandes varejistas. Para muitos, no entanto, ela já é uma realidade que facilita atividades como o controle de estoque, integra os processos de venda, diminui gastos desnecessários e, o melhor, amplia os lucros. Para saber o que a automação é capaz de fazer para os pequenos negócios, é preciso entender primeiro o que é este sistema, que vai desde as soluções de software (controle de fluxo de caixa e estoque, contas a pagar e gestão de funcionários) até o hardware, composto por dispositivos como caixas registradoras, impressoras fiscais e leitores de códigos de barras. Segundo a Associação Brasileira de Automação Comercial (Afrac), esse mercado movimenta por ano cerca de 700 milhões de reais. E o maior comprador desse segmento são as pequenas e médias empresas. São elas também que tiram os maiores benefícios da automação. A primeira motivação dos comerciantes ao adquirir equipamentos de automação é adequar-se à legislação fiscal. “Mas, depois de conhecer mais, eles vêem que a automação pode cuidar não só da questão fiscal como resolver problemas estratégicos da empresa”, explica Ladmir Carvalho, diretor-executivo da Alterdata, empresa desenvolvedora de softwares de automação. Com a automação comercial em expansão, o que não falta são novidades no setor. E elas vão desde a impressora térmica fiscal (ao lado), que elimina os preciosos minutos do cliente em frente ao caixa enquanto espera a nota fiscal ser impressa, a estações de auto-atendimento. Confira outros produtos na galeria de imagens Foi o que pensou o comerciante Sandro Parisi quando abriu a loja 1,99 & Cia, em maio de 2002, em Teresópolis, no Rio de Janeiro. Já no plano de negócio, Parisi previu o uso de um software de gestão que faz não apenas o controle do estoque – composto por 5 mil itens – como também análises de venda. “Foi a partir de relatórios gerenciais sobre a movimentação da loja que decidimos mudar o horário de abertura da loja, que passou a ser 10 da manhã, em vez de 8h30”, explica Parisi. “O sistema me ajuda a tomar decisões que antes seriam feitas apenas no feeling”, completa. A Alterdata, com mais de 15 mil clientes no mercado, foca seus negócios nos pequenos empresários, que representam 90% de seu portfólio de clientes. “A idéia é mostrar ao empreendedor que ele pode transformar o aplicativo em um consultor para sua empresa”, explica Carvalho. “O software tem, por exemplo, um assistente que diz o que comprar e com qual freqüência a partir da análise de vendas, lucro e giro de um determinado produto”, completa. Na Alterdata, a solução de software custa a partir de 1.200 reais, mais a manutenção, que fica em torno de 150 reais mensais. “É claro que esse custo é variável, depende da necessidade do cliente”, alerta Carvalho. Os softwares de automação comercializados no mercado normalmente funcionam para diversos tipos de lojas, como farmácias, postos de gasolina e varejo em geral. Os pacotes atendem desde as necessidades de frente de loja, como as rotinas de venda, preço e disponibilidade do produto, até gestão financeira e administrativa do negócio. São flexíveis de acordo com a necessidade do cliente e podem ser adquiridos em módulos. A vantagem desses softwares é que, além do custo ser mais acessível, as empresas ainda fornecem suporte e atualização do sistema, diferentemente de soluções desenvolvidas sob demanda, que podem custar mais caro e não ter uma manutenção adequada.  Os consultores da área sugerem que o empresário comece aos poucos e vá incrementando o processo segundo a demanda e a capacidade de investimento. Começar pela frente de loja, com software básico, caixa registradora e impressora fiscal, por exemplo, é a configuração mínima necessária para a chamada automação fiscal, adequada às exigências legislativas. Novos equipamentos e módulos de software complementam toda a gestão do negócio. Para seguir esse caminho, o comerciante deve planejar a compra de softwares e hardware compatíveis entre si e com o processo de ampliação. Outro aspecto importante é considerar a fase de treinamento e adaptação dos funcionários ao novo sistema. “Um treinamento pode durar meia hora se for de um caixa, por exemplo, até dias ou meses, se for de um gerente de loja ou do gestor do negócio”, explica Marcio Blak, diretor da Bios, empresa criadora do software Snack Control, usado pela rede de restaurantes Spoleto. Seja parcial ou completa, a adoção da automação comercial traz benefícios visíveis logo após a implementação do projeto. Um atendimento mais ágil e eficiente para o cliente, maior controle dos processos e tomada de decisões estratégicas são alguns dos frutos colhidos com a entrada da pequena empresa na era da automação. É começar para conferir.